Viestintä – sana, jonka kaikki tunnemme, usein pidämme itsestäänselvyytenä, mutta joka on yksi haastavimmista osa-alueista työelämässä. Kuten joku viisaasti sanoi: ”Kaikki, mitä sanomme, ajattelemme ja teemme, samoin kuin kaikki, mitä jätämme sanomatta tai tekemättä, on viestintää.”

Viime viikolla sain etuoikeuden pitää esityksen aiheesta ”Viestintä työpaikalla”. Tämä antoi minulle jälleen kerran mahdollisuuden pohtia viestinnän kiehtovaa, haastavaa ja ihmeellistä maailmaa. Viestintä on täynnä mahdollisuuksia – mutta se voi myös aiheuttaa harmaita hiuksia, ristiriitoja ja väärinkäsityksiä.

Viestinnän puutteet ja välinpitämättömyys voivat johtaa kauaskantoisiin seurauksiin. Kyse ei ole vain tehottomuudesta tai kalliista virheistä, vaan myös jostain oleellisesta: ihmissuhteista ja työympäristöstä. Huono viestintä voi aiheuttaa ristiriitoja, erimielisyyksiä ja tunteen siitä, että emme tavoita toisiamme – mikä puolestaan vaikuttaa sekä viihtyvyyteen että tuottavuuteen.

Vaikka monet organisaatiot tekevät aktiivisesti töitä viestinnän parantamiseksi, väärinkäsitykset ja tiedonkulun puutteet nousevat toistuvasti esiin kehityskohteina henkilöstökyselyissä. Yleisimmät valitukset liittyvät:

• Huonoon johtajuuteen
• Puutteelliseen tiedonkulkuun
• Positiivisen palautteen puutteeseen

Johtajat tuntevat usein turhautumista näistä tuloksista. ”Olemme tehneet niin paljon,” kuuluu usein: uusia tiedotuskanavia, kuukausikirjeitä, säännöllisiä yksilötapaamisia ja viikoittaisia kiitoksia henkilöstölle. Silti sama kritiikki toistuu. Miksi näin on? Ja mitä voitaisiin tehdä toisin?

Reflektio ja toiminta – muutoksen avaimet

Jotta voimme ymmärtää ja ratkaista viestinnän haasteita organisaatioissa, meidän tulisi aloittaa esittämällä muutamia keskeisiä kysymyksiä:

1. Kiitättekö palautteesta?
   On olennaista palata henkilöstön luo kertomaan, mitä heidän palautteensa pohjalta on tehty. Listatkaa toteutetut toimenpiteet ja niiden tarkoitus. Muutoksista viestimisen tulee olla jatkuvaa, ei vain kertaluonteista.
2. Ovatko työntekijät mukana?
   Positiiviset muutokset tapahtuvat, kun kaikki tuntevat olevansa osallisia. Kysymykset kuten Mitä? Miten? Kuka? Milloin? auttavat työntekijöitä osallistumaan pienillä tai suurilla askelilla yhteistä tavoitetta kohti.
3. Onko tieto kohdistettu oikealle yleisölle?
   Yleinen reaktio tiedonkulun puutteeseen on lisätä tiedon määrää, levittää sitä useammissa kanavissa ja lähettää useammille ihmisille. Mutta määrä ei ratkaise laadun ongelmaa. Tehokas viestintä tarkoittaa oikean tiedon toimittamista, oikeassa muodossa, oikealle henkilölle, oikeaan aikaan.

Kehonkieli ja äänensävy – Sanattoman viestinnän voima

Palatkaamme aiempaan lainaukseen: ”Kaikki, mitä sanomme, ajattelemme ja teemme, samoin kuin kaikki, mitä jätämme sanomatta tai tekemättä, on viestintää.” Miten kehonkieli, äänensävy ja energia – toisin sanoen sanaton viestintä – vaikuttavat viestiimme? Tutkimusten mukaan vain 7–10 % viestinnästä välittyy sanojen kautta, kun taas loppu välittyy kehonkielen ja äänensävyn kautta. Tämä on erityisen tärkeää muistaa, kun puhutaan ryhmälle tai kohdataan yksittäinen henkilö.

Vinkkejä ja kysymyksiä pohdittavaksi ennen kokousta:

• Kuinka itsevarma ja uskottava tunnen olevani? Oma itsevarmuutesi ja uskottavuutesi vaikuttavat siihen, miten viestisi otetaan vastaan.
• Kuinka valmistautunut olen? Tiedätkö, mitä haluat sanoa? Mikä on viestin tarkoitus, ja mitä haluat saavuttaa?
• Miten varmistat, että viesti ymmärretään? Varaa aikaa kysymyksille ja pysy paikalla kokouksen jälkeen mahdollisten tarkennusten vuoksi.
• Miten osoitat, että kysymyksiä saa ja pitää esittää? Käytä sekä sanallisia että sanattomia keinoja viestittääksesi, että kysymykset ovat tervetulleita. Voit esimerkiksi sanoa: ”Minulla on X minuuttia aikaa kysymyksille ja odotan innolla ajatuksianne.”
• Miten käsittelet kysymyksiä, joihin et tiedä vastausta? On täysin hyväksyttävää, ettei tiedä kaikkea. Ole rehellinen ja sano: ”En tiedä vastausta juuri nyt, mutta palaan asiaan.”
• Mitä ajattelen ryhmästä tai henkilöstä, jota tapaan? Odotuksesi vaikuttavat viestintääsi. Pyri positiiviseen ja lämpimään asenteeseen.
• Miten saavun paikalle? Riippumatta kokouksen aiheesta, varmista, että saavut ajoissa, hyvässä ryhdissä, rauhallisella ilmeellä, ystävällisellä hymyllä ja vakaalla katsekontaktilla. Ensimmäiset sekunnit luovat sävyn.

Vastuu viestinnästä – Kahdensuuntainen prosessi

Tehokas viestintä vaatii vastuullisuutta sekä viestin lähettäjältä että vastaanottajalta:

Lähettäjän vastuu:

• Pidä viesti lyhyenä, selkeänä ja konkreettisena.
• Varmista, että tieto on helposti saatavilla ja saavuttaa oikean yleisön.
• Vältä kaikkien hukuttamista tarpeettomalla tiedolla – laatu ennen määrää.
• Varmista, että viesti lähtee hyvästä sydämestä ja vilpittömistä aikomuksista – ilman piilotettuja tarkoitusperiä tai agendoja.

Vastaanottajan vastuu:

• Kuuntele ja lue tiedot huolellisesti.
• Kysy tarkennuksia tarvittaessa.
• Erottele tärkeä tieto ”mukava tietää” -tiedosta.
• Jos tulkinnanvaraa on, tulkitse positiivisesti ja usko hyvään.
• Jos viesti jäi epäselväksi, pyydä selvennystä viestin lähettäjältä, älä keneltäkään muulta

Työkaluja viestinnän parantamiseen

Viestinnän tehostamiseksi käytämme työkalua SDI 2.0 (Strength Deployment Inventory), joka perustuu Ph.D. Elias H. Porterin ja Ph.D. Tim Scudderin tutkimuksiin. SDI 2.0 auttaa ymmärtämään erilaisia viestintätyylejä ja mukauttamaan viestejä vastaanottajan tarpeiden mukaan. Tämä työkalu vähentää väärinkäsitysten riskiä ja edistää yhteisymmärrystä sekä sisällön että tarkoituksen suhteen.

Viestintä ei ole vain työkalu; se on menestyvän organisaation sydän. Kun johtajat ottavat vastuun selkeästä viestinnästä ja työntekijät kuuntelevat aktiivisesti, esittävät kysymyksiä ja osallistuvat, syntyy dynamiikka, jossa kaikki tuntevat itsensä nähdyiksi ja kuulluiksi.

Seuraavassa kirjoituksessani syvennyn palautteen antamiseen – miksi koemme, ettemme saa tarpeeksi positiivista palautetta, ja miten antaa palautetta, joka todella vaikuttaa.

”Vapaus tarkoittaa vastuuta. Siksi useimmat ihmiset pelkäävät sitä.” – George Bernard Shaw

Uskalletaan ottaa yhteinen vastuu viestinnästä – ja luodaan työpaikkoja, joissa sekä johtajat että työntekijät viihtyvät ja kehittyvät.

Suhdeälyn (RQ) avulla saavutamme jatkuvasti uusia menestyksiä. Syvemmän viestinnän ja yhteistyön kautta saavutamme tuloksia, jotka ovat huomattavasti suurempia kuin yksilöllisten panosten summa. Keskitymme ymmärtämään ja vahvistamaan suhteita, mikä johtaa harmonisempaan ja tuottavampaan työympäristöön. Suhdeäly tarkoittaa vahvojen siteiden ja luottamuksen luomista, mikä puolestaan mahdollistaa tehokkaan yhteistyön ja innovoinnin.

Viestintä ja johtajuus ovat jatkuvan kasvun lähteitä – koskaan ei voi olla täysin oppinut.

Jos sinä tai organisaatiosi haluatte kasvaa, olemme täällä auttamassa. Tarjoamme koulutusta ja valmennusta sekä yksilöille että ryhmille ja työskentelemme viedäksemme johtajuutesi uudelle tasolle. Kiinnostaisiko sinua kehittää valmentavaa johtajuutta, itsensä johtamista tai hyödyntää SDI 2.0 -työkalua?

Haluatko panostaa innostavaan, menestyvään ja valmentavaan johtamistapaan organisaatiossasi? Ota yhteyttä jo tänään!

Sinun ei tarvitse tehdä matkaa yksin – yhdessä luomme menestystä.