Kommunikation – ett ord vi alla känner till, ofta ser som självklart, och ändå kan det vara en av de mest utmanande delarna i arbetslivet. Som någon klokt sagt: ”Allt vad vi säger, tänker och gör, liksom allt vi väljer att inte säga eller göra, är kommunikation.”

Förra veckan hade jag förmånen att föreläsa om ämnet ”Kommunikation på arbetet”, vilket återigen gav mig anledning att reflektera över den fascinerande, utmanande och underbara världen av kommunikation. Det är ett område fullt av möjligheter – men också en källa till gråa hår, konflikter och missförstånd.

Brister i kommunikationen och nonchalans kan få långtgående konsekvenser. Det handlar inte bara om ineffektivitet eller dyra misstag, utan också om något ännu mer grundläggande: relationer och arbetsmiljö. Dålig kommunikation riskerar att skapa konflikter, osämja och en känsla av att vi inte når varandra – vilket i sin tur påverkar både trivsel och produktivitet.

Trots att många organisationer arbetar aktivt med att förbättra kommunikationen, återkommer missförstånd och bristande informationsflöden som vanliga utvecklingsområden i personalundersökningar. De vanligaste klagomålen handlar om:

• Dåligt ledarskap
• Bristande information
• Utebliven positiv feedback

Ledare kan ofta känna sig frustrerade över dessa resultat. ”Vi har ju gjort så mycket,” hörs det ofta: nya informationskanaler, månadsbrev, regelbundna medarbetarsamtal och tacksamhet uttryckt på veckoinformationer. Ändå återkommer samma kritik. Varför? Och vad kan göras annorlunda?

Reflektion och handling – Nyckeln till förändring

För att förstå och åtgärda kommunikativa utmaningar i organisationer bör vi börja med att ställa några viktiga frågor:

1. Tackar ni för responsen?
   Det är avgörande att återkomma till personalen med en redogörelse för vad som görs med feedbacken. Lista åtgärder och deras syfte. Kommunikation om förändringsarbetet behöver ske kontinuerligt, inte bara en gång.
2. Involverar ni personalen?
   Positiv förändring sker när alla känner sig delaktiga. Frågor som Vad? Hur? Vem? När? hjälper medarbetarna att bidra med små eller stora steg mot ett gemensamt mål.
3. Är informationen anpassad till mottagaren?
   En vanlig reaktion på klagomål om bristande information är att sprida ännu mer information, i fler kanaler, till fler människor. Men kvantitet löser inte kvalitetsproblem. Kommunikation handlar om att ge rätt information, i rätt form, till rätt person vid rätt tidpunkt.

Kroppsspråk och Tonfall – Non-Verbala budskapets kraft

Om vi återkommer till det inledande citatet: ”Allt vad vi säger, tänker och gör, liksom allt vi väljer att inte säga eller göra, är kommunikation,” hur påverkar då kroppsspråk, tonfall och energi – det vill säga den non-verbala kommunikationen – vårt budskap? Forskning visar att endast 7–10 % av kommunikationen består av orden vi säger, medan resten förmedlas genom vårt kroppsspråk och tonfall. Detta är särskilt viktigt att ha i åtanke när vi står inför en grupp eller möter en enskild individ.

Tips och frågor att reflektera över inför ett möte:

• Hur trygg och trovärdig känner jag mig? Din egen trygghet och trovärdighet påverkar hur ditt budskap tas emot.
• Hur förberedd är jag? Vet du vad du vill säga? Vad är syftet och vad vill du uppnå?
• Hur försäkrar jag mig om att budskapet når fram? Avsätt tid för frågor och stanna kvar efter mötet om någon vill ställa förtydligande frågor.
• Hur visar jag att jag välkomnar frågor? Använd både verbala och non-verbala signaler för att signalera att frågor uppskattas. Exempelvis kan du säga: ”Jag har X minuter för frågor och ser fram emot att svara på era funderingar.”
• Hur hanterar jag frågor jag inte kan svara på? Det är helt okej att inte ha alla svar. Var ärlig och säg till exempel: ”Jag vet inte svaret just nu, men jag återkommer till dig.”
• Vad tänker jag om gruppen eller personen jag möter? Dina förväntningar påverkar hur du kommunicerar. Sträva efter en positiv och varm inställning.
• Hur anländer jag? Oberoende av mötets tema, se till att du anländer i tid, med rak hållning, ett lugnt uttryck, ett vänligt leende och en stadig blick. Dina första sekunder sätter tonen.

Ansvar för kommunikation – Tvåvägsspel

Effektiv kommunikation kräver ansvarstagande från både förmedlare och mottagare:

Förmedlarens ansvar:

• Håll budskapet kort, koncist och konkret.
• Se till att informationen är lättillgänglig och hittar rätt mottagare.
• Undvik att överösa alla med onödig information – kvalitet framför kvantitet.
• Försäkra dig om att budskapet kommer från ett välmenande och gott hjärta – utan dolda budskap eller agendor.

Mottagarens ansvar:

• Lyssna och läsa informationen noggrant.
• Fråga om förtydliganden vid behov.
• Kunna skilja mellan viktig information och onödig ”Nice to Know.”
• Om det finns utrymme för tolkning – tolka positivt och välj att tro det bästa.
• Blev budskapet oklart, be om förtydligande av förmedlaren, inte av någon annan.

Verktyg för förbättrad kommunikation

För att ytterligare förbättra kommunikationen använder vi verktyget SDI 2.0 (Strength Deployment Inventory), baserat på forskning av Ph.D. Elias H. Porter och Ph.D. Tim Scudder. SDI 2.0 hjälper oss att förstå olika kommunikationsstilar och anpassa budskapet efter mottagarens behov. Detta verktyg minskar risken för missförstånd och hjälper till att skapa en gemensam förståelse för både innehåll och syfte.

Kommunikation är inte bara ett verktyg utan hjärtat i en framgångsrik organisation. När ledare tar ansvar för att kommunicera tydligt och medarbetare bidrar genom aktivt lyssnande, frågande och engagemang, uppnås en dynamik där alla känner sig sedda och hörda.

I mitt nästa inlägg kommer jag att fördjupa mig i ämnet feedback – varför vi ofta upplever att vi får för lite positiv återkoppling, och hur vi kan ge feedback som verkligen gör skillnad.

”Frihet innebär ansvar. Det är därför som de flesta människor är rädda för det.” – George Bernard Shaw

Låt oss våga ta ett gemensamt ansvar för kommunikationen – och därmed skapa arbetsplatser där både ledare och medarbetare trivs och utvecklas.

Med relationell intelligens (RQ) når vi ständigt nya framgångar. Genom djupare kommunikation och samarbete uppnår vi resultat som är betydligt större än summan av de individuella bidragen. Vårt fokus ligger på att förstå och stärka relationer, vilket leder till en mer harmonisk och produktiv arbetsmiljö. Relationell intelligens handlar om att skapa starka band och tillit, vilket i sin tur möjliggör effektivt samarbete och innovation.

Kommunikation och ledarskap är en ständig källa till utveckling – vi blir aldrig fullärda.

Om du eller din organisation vill växa, är vi här för att hjälpa. Vi erbjuder utbildning och coaching både för chefer, ledare  och grupper och arbetar för att lyfta ditt ledarskap till nya höjder. Vill du lära dig ett coachande ledarskap och självledarskap i praktiken och/eller SDI 2.0? Vill du satsa på ett engagerande, framgångsrikt och coachande ledarskapet i din organisation? Ta kontakt!

Du behöver inte göra resan ensam – tillsammans skapar vi framgång.